Já aconteceu com você em algum momento em que você precisava criar algo, seja um projeto ou uma apresentação, mas se perdeu a ponto de nem saber como começar?

Se sim, você vai ver como a 5W2H vai te ajudar a guiar o planejamento de qualquer coisa que um dia você for fazer. Vem descobrir agora o que é, como surgiu e como aplicar na prática na sua vida pessoal e profissional.

O que é 5W2H?

A 5W2H é ferramenta, que também pode ser chamada de técnica, onde é muito usada por gestores para fazer um planejamento estratégico de empresas e projetos. Mas calma, você não precisa ser um CEO para usar, até porque você pode incluir na sua vida pessoal também.

Ela tem esse nome engraçado, porque, na verdade, é uma sigla para 7 perguntas, 5 começam com a letra W e 2 com a letra H. Sendo as seguintes perguntas:

What? (O quê?): o que será feito?

Why? (Por quê?): por que será feito?

Where? (Onde?): onde será feito?

When? (Quando?): quando será feito?

Who? (Quem?): quem fará?

How? (Como?): como será feito?

How much? (Quanto?): quanto custará?

Agora, antes de começar qualquer coisa, tente tirar um tempo para responder cada uma dessas perguntas e você irá descobrir que as respostas serão seu guia para os próximos passos e tudo ficará mais claro, desde cada etapa até que recursos irá precisar ou quanto tempo levará para sua conclusão.

Origem do 5W2H

Não tem como ter certeza sobre a criação do 5W2H, mas dizem que pode ter sido desenvolvido pelos japoneses por volta de 1960. Nessa época, as empresas no Japão queriam melhorar a qualidade de seus produtos e processos, e aí o 5W2H foi uma saída que encontraram para conseguirem ter mais resultados assertivos e aproveitar melhor o tempo.

5W2H na prática

Bora ver agora como aplicar o 5W2H de um jeito fácil e prático para qualquer situação? E para fazer isso, vamos descobrir nesses 6 passos.

1. Defina o objetivo

Antes de começar a responder às perguntas da ferramenta, pense sobre o objetivo do que você está prestes a fazer na sua atividade ou projeto. Uma boa sugestão para saber como definir esse objetivo é usar a técnica SMART.

2. What e Why

Você já sabe que “what?” é o “o que?” então, responda essa pergunta com o máximo de clareza, sem dar voltas. Liste todas as atividades que serão feitas no seu projeto ou planejamento.

Além de saber o que você vai fazer, é mais importante definir o porquê deverá ser feito. Qual é a causa maior, justificativa ou o propósito desta realização? Ter um porquê sólido te ajudará a não desanimar, mas sim a continuar e levar até o final seja lá o que você pretende fazer.

3. Where e When

Saber o local de onde será feito seu projeto faz com que você e todos que trabalham com você se orientem a respeito de onde será feito as atividades. E aqui vale tanto um lugar físico ou uma plataforma de gestão online, como o Trello, Asana e o Monday, por exemplo.

Defina prazos macros e micros, prazo macro para etapas maiores do seu planejamento e micros para etapas menores, mas essenciais para a conclusão do projeto.

4. Who

Já ouviu falar daquele ditado que diz para “dar nome aos bois”? É o que o “who” significa, ou seja, se você for trabalhar em equipe, direcione as atividades para cada membro do time. Assim, cada um saberá exatamente o que deve ser feito. 

Mas se você for trabalhar sozinho, entenda que precisará se dividir também, se organize como se cada versão de você fosse um membro do seu time. Uma hora você terá que trabalhar administrando, em outra direto no planejamento, e em alguns momentos com a mão na massa durante a execução do seu projeto.

5. How

Para responder às perguntas que começam com H, o “como” é auto-explicativo. Nesse momento você deverá traçar como será o processo de trabalho, isto é, a forma de como serão feitas cada atividade (macro e micro). Lembre-se que o processo de trabalho precisa ser claro e objetivo. 

Quer uma dica? Use o MindMeister e crie um fluxograma de trabalho para facilitar a visualização e evitar retrabalhos.

6. How much

Reponder a última pergunta pode ser um pouco inconveniente, é só porque é aqui que você terá que tirar a mão no bolso para colocar seu plano em prática.

É claro que ainda estamos na fase de planejamento ainda, então será ótimo saber quanto irá custar seu projeto antes mesmo de fazer sem saber e depois ter que pagar o pato lá na frente.

Fica aqui uma dica para você: liste todos os custos e gastos que irão aparecer em todas as fases do planejamento, deixe uma porcentagem guardada para lidar com imprevistos e outra para seu lucro.

Viu só como é fácil usar o 5W2H? Se você começar a usar essa ferramenta agora, com certeza vai traçar ideias melhores, planejar atividades de um jeito bem mais organizado e estratégico. A ENTER quer que você tenha sucesso nas suas empreitadas e é justamente por isso que trazemos conteúdos como esse para você.

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Até o próximo blog!